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Documents

Envois

Dans l’assistant d’envoi, la séquence des étapes a été modifiée. Cela s’applique aussi bien à un « Quick Send » qu’à un envoi via l’assistant.

Voici la nouvelle séquence :
• Documents
• Destinataires
• Confirmation

Sur la page de confirmation, la même séquence est reprise :

Lorsque vous choisissez d’envoyer un document avec le statut « Draft » ou « À indexer », le statut du document passe immédiatement à « Définitif ».

Dans la vue restreinte, cela se présente comme suit :

Dans la vue complète des documents, une icône indique que le document fait partie d’un envoi.

Pour info : la même icône se trouve également dans la vue 360 au niveau des documents. Ainsi, vous savez immédiatement quels documents font partie d’un envoi.

Envoi immédiat

Lorsque vous avez choisi d’envoyer le document immédiatement, vous pouvez suivre l’envoi dans la section « Envois ».

Dans cet exemple, l’envoi a échoué.

En cliquant sur cet envoi, vous accédez à l’aperçu de l’envoi :

Cet aperçu peut être scindé en trois parties :

  • Aperçu de l’envoi : avec les détails des options sélectionnées, des destinataires et des documents concernés.
  • Historique des actions : le Request ID affiché ici peut permettre aux équipes techniques d’effectuer certaines recherches si nécessaire.
  • Tâche liée : possibilité d’accéder à la tâche à laquelle l’envoi est lié.

La seule action possible en cas d’échec de l’envoi est de l’annuler en cliquant sur la corbeille en haut à gauche de la section « Aperçu de l’envoi ».

Un pop-up vous permettant de confirmer l’annulation apparaît alors.

En cliquant sur « Oui, annuler », vous pouvez annuler l’envoi.

Attention ! L’annulation des envois n’est possible que pour les envois échoués et les envois en préparation !

Envoi en préparation

Tant que l’envoi est en préparation, des modifications sont possibles. Une icône représentant un crayon apparaît lorsque vous positionnez votre souris sur l’envoi. En cliquant sur ce crayon, vous pouvez modifier l’envoi.

Vous accédez ensuite à l’assistant d’envoi et pouvez apporter les modifications.

Vous pouvez également apporter certaines modifications dans l’aperçu de l’envoi en préparation.

Aperçu des actions possibles pour un envoi en préparation :

  •  modifier envoi(icône crayon)
  • exécuter envoi(icône avion)
  • annuler envoi(icône poubelle)

Remarque : si vous sélectionnez plus de 10 destinataires dans un envoi ou si vous y ajoutez plus de 6 documents, un message d’erreur s’affiche dans l’assistant et l’envoi ne peut pas être exécuté.

Envoi d’un document

Si, lors de l’ajout d’un document, vous prévoyez déjà de l’envoyer ultérieurement, vous pouvez déjà utiliser l’option « Allez-vous envoyer ce document ? », au bas du pop-up. Sous destination, saisissez l’entité souhaitée.

L’entité sélectionnée comme destination se retrouvera plus tard dans la section « Entités » du détail du document.

Envois : nouvelles dénominations  

Afin de préciser que les envois se font à destination de l’extérieur, des noms différents ont été donnés aux envois à divers endroits.

• Envois vers l’extérieur (champ « Envois »)
• Préparer un nouvel envoi vers l’extérieur (passer la souris sur le bouton « + »)

• Configurer un envoi vers l’extérieur (dans l’assistant de préparation de l’envoi)

Envois échoués : messages d’erreur

Envois échoués : messages d’erreur

Désormais, lorsque vous ouvrez la page détaillée d’un envoi échoué, vous verrez un message d’erreur sous le statut. En cliquant sur le lien de support, une page Jira s’ouvre avec l’aperçu, la date et l’heure du message d’erreur, la raison du message d’erreur et le lien vers la page de l’envoi :

Envois : lorsque le document a déjà été signé

Lorsque le document a déjà été signé, il n’est plus nécessaire de le faire à nouveau lors de l’envoi. L’option de signature n’est plus cliquable et vous voyez une barre d’information bleue.

Envois – Le champ « Références » a été ajouté

Le champ « Références » a été ajouté pour les envois. Les informations suivantes sont affichées :

  • ID
  • Date de création
  • Créé par
  • Adapté en dernier
  • Adapté en dernier par
Envois – Vue complète des envois

Lorsqu’il y a plus de 30 envois dans une tâche, le message suivant apparaît dans le champ « Envois » : “Le nombre d’envois est trop élevé pour ce aperçu, veuillez consulter la vue détaillée pour les afficher ».

Pour obtenir un aperçu de tous les envois, vous pouvez cliquer sur l’icône de la vue complète. Les colonnes vous permettent de trier ces envois à votre guise.

Envoi avec mandataire

Dans les envois, il est désormais possible de désigner une ou plusieurs entités comme « mandataires ». Lors de la création d’un envoi, vous trouverez un nouveau champ « Comme mandataire » lors de la sélection des destinataires. Si vous choisissez cette option, l’envoi vers l’eBox se retrouvera dans la section « Mandataire » de l’eBox de cette entité.

 Cette information a également été incluse dans la dernière étape de l’envoi.

La notion de « mandataire » est également reprise dans l’aperçu de l’envoi.

Informations sur les destinataires principaux

Dans les applications, vous êtes averti(e) si une entité du destinataire principale ne contient pas d’adresse, de numéro BCE ou de numéro NISS.

Envoi de documents aux huissiers de justice

Via Wave/DOCMAN, il est désormais possible d’envoyer des documents aux huissiers de justice. En passant la souris sur le document, vous remarquez la nouvelle icône destinée à l’envoi de documents à un huissier.

Attention ! Pour être envoyé à un huissier de justice, le document doit répondre à un certain nombre de critères.

  • La tâche ne peut pas être clôturée et doit être assignée à un agent.
  • Le document doit être au format PDF.
  • Le document doit avoir une référence interne (exemple de référence interne : 0069-1712816-29).
  • Le document ne peut pas avoir une taille supérieure à 90 MB.

Si ces critères ne sont pas remplis, vous en serez immédiatement informé(e) par un pop-up d’avertissement lorsque vous cliquerez sur « Envoyer à la plateforme d’huissier ».

Si le document répond à tous les critères, l’écran « Préparer l’envoi d’huissier » apparaît.

Là encore, l’agent doit tenir compte d’un certain nombre d’éléments :

  • On envoie 1 document à 1 huissier.
  • L’entité proposée doit contenir un matricule.
  • L’entité proposée est la première à être ajoutée au document.
  • La référence interne est affichée.
    • Wave recherche la référence interne d’abord au niveau de la tâche, puis au niveau du document.
  • Un maximum de 20 numéros de procédure peuvent être ajoutés.

Lorsque vous cliquez ensuite sur « Envoyer », le document est envoyé à la plateforme des huissiers de justice. Dans la section des envois, vous voyez qu’il y a une séparation entre les envois vers une entité et les envois vers un huissier :

Lorsque vous cliquez sur le détail, vous obtenez un aperçu du statut de cet envoi.

Envois – plus d’informations dans l’eBox

Lors de l’indexation d’un document, certains paramètres qui seront repris comme informations complémentaires dans l’eBox lors de l’envoi de ce document sont remplis.

Vous indexez le document suivant :

Vous envoyez ensuite le document.

Dès que le document a le statut « Envoyé » dans Wave, il arrive dans l’eBox de l’entreprise à laquelle il a été envoyé.

Lorsque l’employeur ouvre son eBox, il obtient l’image suivante :

Vous constatez que dans le titre du message, le service qui a envoyé le document a été ajouté, de même que la référence interne.
Dans l’exemple :
• Service : ONSS – Directions Contrôle
• Référence ONSS : TEST ENVOI EBOX

Lorsque vous ouvrez le PDF dans le message, vous constatez que le document est signé. En effet, lors de l’envoi du document, il a été choisi de le signer en nom propre.