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Ajouter un document

Ce chapitre explique comment ajouter rapidement et sans effort des documents dans Docman. Découvrez les étapes simples et efficaces pour télécharger des rapports, des documents et d’autres fichiers et ainsi, utiliser pleinement les fonctionnalités de Docman pour une gestion uniformisée des documents.

Comment ajouter un document ?

Vous pouvez ajouter un document au niveau d’un processus ou d’une tâche en cliquant sur l’icône « + » dans le champ « Documents de la tâche ».

Le pop-up « Ajouter un document » s’ouvre.

Vous pouvez ajouter un document en cliquant dans le cadre « Fichier local » ou en y faisant glisser un document (remarque : cela n’est possible que si vous utilisez le navigateur Chrome).

Une fois votre document sélectionné, vous le voyez apparaître dans le champ « Fichier local ». L’application reprend automatiquement le titre de votre document dans le champ « Titre ». Lors de l’ajout d’un e-mail, le titre de l’e-mail sera utilisé comme titre (et non le nom d’une éventuelle pièce jointe). Si nécessaire, vous pouvez modifier le titre manuellement. Ensuite, le titre est également visible dans l’aperçu des documents de la tâche et peut être trouvé après le type de document.

Le type de domaine business est repris des données de la tâche ou du processus auquel vous ajoutez le document. Si vous cliquez sur le champ « Type de document », vous obtenez un menu déroulant vous permettant de sélectionner le type souhaité.

Vous sélectionnez le type souhaité. Vous pouvez ensuite faire de même pour le sous-type de document. Notez que tous les types de documents n’ont pas de sous-type.

Ensuite, vous pouvez changer la langue du document si nécessaire. L’application choisit automatiquement comme langue la langue préférée dans laquelle vous travaillez.

Vous pouvez ajouter une référence interne si nécessaire. Pour ce faire, vous devez la saisir manuellement dans le champ prévu à cet effet.

Vous la retrouverez ensuite dans le détail du document via la zone « Informations ».

Il est également possible de sécuriser le document pour certains groupes préalablement définis administrativement. Pour ce faire, sélectionnez le groupe autorisé à accéder au document.
La capture d’écran montre un exemple de groupes spécifiques. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans la rubrique « Sécuriser un document ».

Ensuite, vous cliquez sur le champ « Concerné » du document. Lorsque vous cliquez sur ce champ, l’application vous propose l’entité du processus ou de la tâche. Si vous souhaitez ajouter une autre entité, vous pouvez la saisir dans le champ. L’application affiche les résultats correspondants pour que vous puissiez opérer votre choix.

Avant d’ajouter le document, vous pouvez encore indiquer si le document a été « reçu » et si vous souhaitez l’envoyer par la suite.

Vous avez reçu le document d’une personne par e-mail ou autre ? Vous pouvez alors activer la barre de défilement.

Deux nouveaux champs apparaissent. Vous pouvez y indiquer l’origine du document et son destinataire. Pour ce faire, procédez de la même manière que pour le champ « Concerné », en saisissant manuellement votre entité dans la barre et en la sélectionnant ensuite dans la liste.

Si votre document est « définitif », vous pouvez également l’indiquer. Attention : votre document ne peut plus être mis à jour par la suite. Les statuts sont abordés au chapitre « Documents ».

Si vous souhaitez ensuite envoyer le document dans l’application, vous pouvez sélectionner la barre de défilement et le champ « Destination » apparaîtra. Vous pouvez spécifier à l’avance la destination de votre document. Cela signifie que l’entité que vous saisissez ici sera automatiquement complétée lors de l’envoi via le bouton « Quick action ». Vous trouverez plus d’informations sur les envois dans la section « Envois ».

Une fois tous les détails remplis, vous pouvez cliquer sur « Ajouter ».

Après l’ajout, vous trouverez le document dans la zone « Documents de la tâche ». Dans cet exemple, le document n’a pas été « reçu » et ne sera pas envoyé. Le document reçoit le statut « Draft ».

Vous avez ainsi ajouté avec succès un nouveau document dans l’application.

Favoris par type et sous-type de document

Lorsque vous souhaitez ajouter un document dans l’application, vous pouvez sélectionner vos favoris au niveau du type et du sous-type de document à l’aide de l’étoile.

Vous voyez dans l’exemple ci-dessus que les documents « Attestation » et « Projustitia » ont été marqués comme favoris. Ceux-ci apparaissent en haut de la liste. L’étoile à gauche du texte apparaît en vert.

Toutefois, si pour le type de document « Attestation », un sous-type de document est également indiqué comme favori, « Attestation » apparaîtra en gris et un message indiquera qu’il s’agit d’un favori parce qu’un sous-type a été indiqué comme favori.

Sécuriser un document

Lors de la création d’un document, vous pouvez restreindre l’accès au document s’il est confidentiel.

L’icône représentant un cadenas est visible au niveau du détail du document et indique qui peut consulter ce document.

C’est également à cet endroit que vous pouvez adapter le droit de regard.

Ajouter plusieurs documents simultanément

Vous pouvez ajouter plusieurs documents simultanément dans l’Environnement de travail.

Lorsque vous souhaitez ajouter un document dans une tâche, cliquez sur « + » dans le champ « Documents ». Vous téléchargez votre document ici (ou glissez-déposez un e-mail pour l’ajouter en tant que document) et remplissez correctement tous les champs obligatoires.

En bas, vous voyez le bouton « Sauvegarder et ajouter un autre ». Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous voyez apparaître l’écran ci-dessous. Votre premier document est ajouté et vous pouvez immédiatement en ajouter un autre. En haut, vous obtenez la confirmation que le premier document a été créé avec l’identifiant correspondant. Les données telles que domaine business, le type de document et la langue sont reprises du premier document, mais peuvent encore être modifiées.

En bas, vous trouverez trois boutons :

• Ajouter : pour ajouter votre document actuel.
• Sauvegarder et ajouter un autre : pour ajouter votre document et en ajouter un autre.
• Annuler : si vous annulez, vous revenez à la tâche et seul le premier document aura été ajouté.

Ajouter un e-mail avec des pièces jointes

Vous pouvez ajouter un e-mail, avec ou sans pièces jointes, en tant que document dans l’application.

Attention ! Cette fonctionnalité ne fonctionne qu’avec le navigateur Google Chrome.

L’ajout d’un e-mail en tant que document fonctionne le mieux avec la fonction « Drag & Drop », qui vous invite à glisser-déposer l’e-mail concerné dans le pop-up à partir de votre boîte mail :

Comme il s’agit d’un e-mail, l’application le reconnaîtra et vous demandera automatiquement de remplir les champs « Origine » et « Destination ONSS ».

Ensuite, les documents ajoutés recevront le statut « À indexer ».  Dans cet exemple, on a ajouté un e-mail avec une pièce jointe. Par conséquent, deux documents auront été ajoutés : l’e-mail lui-même et la pièce jointe.

Lorsque vous ajoutez un e-mail, vous pouvez reconnaître l’e-mail et les pièces jointes parmi tous les documents d’un processus et faire une distinction grâce aux icônes suivantes : l’iône paperclip (pièce jointe d’un e-mail) et l’iône enveloppe (e-mail proprement dit).

Vous trouverez également ces icônes dans le titre du détail du document.

Dans le détail de la tâche, vous pouvez voir dans l’aperçu de laquelle des deux tâches il s’agit et, via le champ « Documents liés », vous pouvez également trouver rapidement la pièce jointe de l’e-mail.

En cliquant sur le lien dans la pièce jointe, vous accédez au détail de la pièce jointe dans un nouvel onglet.

Ajouter un e-mail en tant que pièce jointe

Il est possible d’ajouter un e-mail contenant un e-mail en pièce jointe. Dans l’exemple,
l’e-mail contient 3 e-mails en pièces jointes. Lorsque vous les ajoutez en tant que documents dans l’Environnement de travail, vous obtenez 4 documents. Dans l’exemple, cela se présente comme suit :

Quel type de document peut être ajouté ?

Le tableau ci-dessous indique quel type de document est ou n’est pas pris en charge par Docman.

Si la pièce jointe n’est pas prise en charge, un pop-up s’affichera pour vous en informer.

Taille maximal téléchargeable

Dans Wave, des documents PDF d’une taille maximale de 100 MB peuvent être téléchargés.

Tout autre type de document que vous souhaitez télécharger peut avoir une taille maximale de
50 MB.