Documenten

Document toevoegen

Dit hoofdstuk legt uit hoe u snel en moeiteloos documenten toevoegt via Docman. Ontdek de eenvoudige stappen om rapporten, documenten en andere bestanden efficiënt up te loaden en optimaal gebruik te maken van de functionaliteiten binnen Docman voor gestroomlijnd documentenbeheer.

Hoe kan u een document toevoegen?

U kan ter hoogte van een proces of taak een document toevoegen door op het ‘plus’-teken de klikken in het veld ‘Documenten van de taak’.

De pop-up ‘voeg een document toe’ opent zich.

U kan een document toevoegen door te klikken in de kader ‘lokale file’ of door er een document in te slepen (let op: dit kan enkel als u Chrome als browser gebruikt).

Eenmaal uw document geselecteerd, ziet u deze verschijnen in het veld lokale file. De applicatie neemt automatisch de titel over van uw document in het veld ‘titel. Bij het toevoegen van een mail, zal de titel van de mail gebruikt worden als titel ( en niet de naam van een eventuele bijlage). Zo nodig, kan u de titel manueel nog aanpassen.
De titel is nadien ook zichtbaar in het overzicht van de documenten van de taak en vinden we terug na het type document.

Het type business domein wordt overgenomen vanuit de gegevens van de taak of het proces waar u het document in toevoegt.
Als u klikt in het veld ‘document type’ krijgt u een dropdownlijst waarbij u het gewenste type kan selecteren.

U selecteert het gewenste type. Vervolgens kan u hetzelfde doen voor het document subtype. Let op: niet ieder documenttype heeft een subtype.

Nadien kan u de taal van het document zo nodig aanpassen. De applicatie selecteert automatisch als taal de voorkeurstaal waar u in werkt.

U kan zo nodig een interne referentie toevoegen. Dit doet u door deze manueel in te voeren in het veld.

Deze vinden we vervolgens terug in het detail van het document via het veld ‘Informatie’.

Het is ook mogelijk het document voor bepaalde groepen, die vooraf administratief vastgelegd werden, te beveiligen. U selecteert hiervoor de groep die inzage mag hebben tot het document. De printscreen geeft een voorbeeld weer van specifieke groepen. U vindt hier meer informatie over onder de titel ‘document beveiligen’.

Nadien selecteert u de ‘aangaande’ van het document. Als u klikt op het veld, stelt de applicatie de entiteit van het proces of de taak voor. Als u een andere entiteit wenst toe te voegen, kan u deze typen in het veld. De applicatie geeft de overeenkomstige resultaten weer waaruit u kan kiezen.

Alvorens het document toe te voegen, kan u nog kiezen of u wenst aan te duiden of het document ‘ontvangen’ werd en of u deze nadien wilt versturen.

Heeft u het document ontvangen van iemand via mail of andere? Dan kan u de schuifbalk activeren.

Er verschijnen twee nieuwe inputvelden. U kan hierbij aangeven wat de oorsprong van het document is en tot wie het bestemd is. Dit doet u op dezelfde manier als de ‘aangaande’, door uw entiteit manueel in te geven in de balk en nadien te selecteren uit de lijst.
Als uw document ‘definitief’ is, kan u dit ook aanduiden. Let op: uw document kan nadien niet meer bijgewerkt worden. De statussen worden in het hoofdstuk ‘documenten’ besproken.
Als u het document nadien in de applicatie wenst te versturen, kan u de schuifbalk selecteren, waarna het veld ‘bestemming’ verschijnt. U kan hierbij de bestemming van uw document alvast meegeven. Dit betekent dat de entiteit die we hier invullen automatisch zal ingevuld worden bij de verzending via de knop ‘Quick action’. Meer over verzendingen vindt u terug in het deel ‘Verzendingen.

Eenmaal alle gegevens ingevuld, mag u klikken op ‘toevoegen’.

Na het toevoegen, vindt u het document terug in het veld ‘documenten van de taak’. In dit voorbeeld werd het document niet ‘ontvangen’ en wordt het ook niet verstuurd. Het document krijgt als status ‘draft’.

Op deze manier heeft u succesvol een nieuw document kunnen toevoegen in de applicatie.

Favorieten op document- en subtype

Wanneer u een document in de applicatie wilt toevoegen, kan u ter hoogte van het document type en document subtype uw favorieten selecteren aan de hand van het sterretje.

We zien in bovenstaand voorbeeld dat attest en Projustitia werden aangeduid als favoriet. Deze verschijnen bovenaan de lijst. De ster links van de tekst wordt in het groen getoond.
Wanneer we echter voor het document type ‘Attest’ ook een document subtype aanduiden als favoriet zal ‘attest’ in grijs gekleurd worden met de melding dat dit een favoriet is omdat er een subtype werd aangeduid als favoriet.

Document beveiligen

Bij de aanmaak van een document kan je zoals vermeld kiezen om de toegang tot het document te beperken als deze vertrouwelijk is.

Het ‘Sloticoon’ is ter hoogte van het detail van het document zichtbaar en geeft aan wie er dit document kan bekijken.

Hier kan je ook het inzagerecht aanpassen.

Meerdere documenten tegelijk toevoegen

U kan meerdere documenten tegelijk in Werkomgeving toevoegen.
Wanneer u binnen een taak een document wilt toevoegen klikt u hiervoor op ‘+’ in het veld documenten. U laadt hier uw document (of u sleept een mail om deze toe te voegen als document) en vult alle verplichte velden correct in.

Onderaan ziet u de knop ‘opslaan en nog één toevoegen’. Wanneer u deze aanklikt krijgt u onderstaand scherm. Uw eerste document wordt toegevoegd en u krijgt onmiddellijk de mogelijkheid om nog een document toe te voegen. Bovenaan krijgt u een bevestiging dat het eerste document werd aangemaakt met de bijhorende document id. De gegevens zoals Business Domein, Documenttype en Taal worden overgenomen van het eerste document maar kunnen nog gewijzigd worden.

Onderaan vindt u nu drie knoppen:

• Toevoegen: om uw huidig document toe te voegen
• Opslaan en nog één toevoegen: om uw document toe te voegen en er nog één toe te voegen
• Annuleren: bij annuleren keert u terug naar de taak en zal enkel het eerste document toegevoegd zijn.

Email met bijlagen toevoegen

U kan in de applicatie een mail, met of zonder bijlagen, als document toevoegen.

Let op!
Deze functionaliteit werkt enkel via de browser Google Chrome.

Het toevoegen van een mail als document werkt het makkelijkst via de functie ‘Drag & Drop’ waardoor u desbetreffende mail enkel in het pop-up venster moet slepen vanuit uw mailbox:

Aangezien het een e-mail betreft, zal de applicatie dit herkennen en automatisch vragen om de velden ‘Oorsprong’ & ‘Bestemming RSZ’ in te vullen.

Nadien zullen de toegevoegde documenten de status ‘ te indexeren’ krijgen.
In dit voorbeeld hebben we een mail toegevoegd met 1 bijlage. Daardoor zullen er 2 documenten zijn toegevoegd: namelijk de mail zelf en de bijlage.

Wanneer u een mail toevoegt kan u de mail en bijlagen tussen alle documenten van een proces herkennen en een onderscheid maken dankzij het paperclip-icoon (bijlage van een mail) en omslag-icoon (de mail zelf).

Ook in de titel van het detail van het document vindt u deze iconen terug.
In het detail van de taak, ziet u in de preview over welke van de 2 het gaat en via het veld ‘gelinkte documenten’ vindt u ook snel de bijlage van de mail terug.

Door op de link in de bijlage de klikken wordt u in een nieuw tabblad naar het detail van de bijlage gestuurd.

Email toevoegen met email als bijlage

Het is mogelijk om een email toe te voegen die als bijlage een email bevat. In het voorbeeld bevat de e-mail 3 e-mails als bijlage. Wanneer u deze toevoegt als document in de Werkomgeving krijgt u 4 documenten. In het voorbeeld ziet dit er als volgt uit:

Welke type document kunnen worden toegevoegd?

In onderstaande tabel ziet u welk type document al dan niet ondersteund wordt in Docman.

Wanneer de bijlage niet ondersteund wordt zal u een pop-up ter verwittiging krijgen.

Maximale uploadbare grootte

In Wave kunnen PDF-documenten tot een grootte van 100 MB opgeladen worden.
Alle andere type documenten die u wenst up te loaden kunnen tot 50 MB groot zijn.