Documents
Actions sur un document
Ajouter des entités
Après avoir cliqué sur l’icône « + » dans la section « Entités » dans le détail d’un document, un pop-up s’ouvre.
Lorsque vous souhaitez ajouter une entité à un document, le système vous demande immédiatement le rôle de l’entité.
Il est possible de sélectionner à la fois « Concerné » et « Destination » et d’ajouter l’entité au document en cliquant sur le bouton « Ajouter une nouvelle entité ».
Dans le bloc « Entités », vous voyez maintenant quelles entités ont le rôle « Concerné » et lesquelles ont le rôle « Destination ».
En passant la souris sur le nom de l’entité, l’option de suppression de l’entité liée apparaît. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur la corbeille.
Lorsque vous cliquez sur le lien de l’entité concernée, vous êtes redirigé(e) vers la vue 360 de l’entité.
Modifier des informations
L’icône représentant un crayon en haut à droite permet de modifier certaines données de la tâche. Vous trouverez plus d’information à ce sujet dans le chapitre « Actions sur un document »
Lorsque vous cliquez sur cette icône, un pop-up s’ouvre vous permettant de modifier des telles que celles montrées ci-dessous en exemple.
• Type de document
• Sous-type de document (si présent)
• Langue
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Sauvegarder », les modifications sont enregistrées.
Attention ! Les détails d’un document définitif ne peuvent pas être modifiés.
Modifier l’origine d’un document
Lorsque le document a le statut « À indexer », il est encore possible de modifier les données du champ « Origine ».
Lorsque vous cliquez sur l’icône représentant un crayon, un pop-up s’ouvre dans lequel vous pouvez modifier les données des champs « Origine » et « Destination ONSS ».
Lorsque vous cliquez sur « Modifier l’origine », un pop-up s’ouvre pour indiquer que les données ont été modifiées. Dans la section « Origine », les données sont alors adaptées automatiquement.
Attention ! Lorsque le document est définitif, ces données ne peuvent plus être modifiées.
Éditer un document
Remarque générale: La majorité des actions liées aux documents (ajout/suppression/restauration d’une version, suppression d’un document, préparation de l’envoi ou exécution, ou finalisation d’un document, validation/rejet d’un document) ne sont pas possible tant que le document est en cours d’édition.
Les documents ( Word, Excel et PowerPoint) ayant le statut « Draft » peuvent être édités. Dans le détail d’un document, vous remarquez l’icône représentant un crayon « Editer le document » prévu à cet effet.
Vous sélectionnez « Open Word (desktop) » et vous constatez qu’un document Word s’ouvre.
Pour éditer le document, cliquez sur « Check out ».
Vous pouvez alors éditer le document.
Une fois vos modifications faites, fermez le document. Au milieu du document, un message vous invite alors à enregistrer. Vous cliquez donc sur « Oui ».
Après édition du document, vous pouvez ajouter un commentaire au niveau du document lors du « Check In ». Vous pouvez ajouter jusqu’à 1023 caractères dans le champ. Si vous en écrivez plus, le texte sera « tronqué » dans Wave. Le commentaire se trouve dans le champ « Commentaires » dans le détail du document.
Nous effectuons un « Check In » sans cocher la boîte de texte.
Pourquoi ? Si vous choisissez de cocher la case dans la fenêtre « Check In », le document sera en édition. Concrètement, les modifications seront déjà visibles, mais le document restera en édition. L’agent éditeur pourra continuer à travailler sur le document ultérieurement mais aucun autre de collègues ne pourra éditer le document jusqu’au « check in » complet de ce document.
Lorsque vous décidez de refaire un « Check In » après avoir édité un document, une actualisation automatique aura lieu après 2 ou 3 secondes. Vous recevez ainsi une mise à jour rapide de vos modifications. Il se peut que l’aperçu ne soit pas entièrement visible après l’actualisation automatique, mais le message a déjà été adapté et vous invite à actualiser manuellement par la suite.
Après l’actualisation, les modifications sont clairement visibles.
Dans l’historique du document, vous voyez que le document a été édité. Lors de la prochaine version, des améliorations seront apportées à ses descriptions.
Consulter un document en édition
Si quelqu’un édite un document et qu’ un autre utilisateur veut consulter ce document, il en sera informé lorsqu’il ouvrira le document.
Ceci est important pour vérifier si le document est édité depuis longtemps ou si cette personne vient juste de commencer à travailler dessus.
Ce message sera affiché tant que la personne mentionné n’aura pas effectué le « Check In » du document. Si vous éditez vous-même un document, mais que, pour une raison quelconque, vous avez oublié de le sauvegarder ou que vous ne l’avez pas fermé correctement, vous verrez apparaître le message vous permettant à annuler l’édition.
! Vous pouvez cependant cliquer sur le crayon pour continuer votre édition et la sauvegarder ensuite.
Lorsque vous cliquez sur ce lien dans le texte, une pop-up s’ouvre.
Attention ! Toute modification apportée au document sera annulée. Gardez cela à l’esprit lorsque vous utilisez cette fonctionnalité. Une fois que vous aurez choisi « Oui, annuler », vous recevrez la confirmation que la version a été restaurée. Les boutons d’action sont à nouveau visibles si la tâche vous est assignée et vous pouvez à nouveau éditer le document.
On remarque dans l’historique du document cette action.
Lier un document
Seuls les documents ayant un statut « Définitif » et « En cours d’indexation » peuvent être liés à une tâche. Vous constatez que le champ « Tâches et processus liés » comporte désormais une icône « + ».
Cela permet de lier les documents ayant ces statuts à d’autres tâches.
Demander une validation
Lorsque vous souhaitez indiquer qu’un document est prêt pour validation, vous pouvez cliquer sur le bouton « Prêt pour validation » dans le détail d’un document.
Dans le pop-up qui suit, vous pouvez ajouter des commentaires.
Ensuite, un pop-up de confirmation s’affiche et le statut du document devient « Validation en cours ».
Vous remarquerez qu’une nouvelle section a été ajoutée à droite sur l’écran, dans le détail d’un document, à savoir « Validation du document ».
Si l’agent choisit de refuser la validation en cliquant sur le bouton « Refuser », le statut du document passera de « Validation en cours » à « Brouillon ».
Vous voyez également dans le champ « Commentaires » les informations que l’agent a éventuellement communiquées pour expliquer son refus.
Il est alors possible de valider à nouveau le document (statut « Brouillon ») et de le faire passer à nouveau au statut « Prêt pour validation ». Si le document est maintenant en ordre, un clic sur « Valider » lui donnera le statut « Définitif ».
La validation d’un document est optionnelle. Lorsque la tâche à laquelle le document est lié est clôturée, le document devient automatiquement définitif.
Finaliser un document
Lors de l’ajout d’un document, il est possible de finaliser immédiatement un document. Vous pouvez le faire lorsque les documents n’ont plus besoin d’être mis à jour.
Cliquez sur l’icône « + » de la zone « Documents de la tâche ».
Le pop-up « Ajouter un document » s’ouvre. Vous complétez les données et cochez l’option « Avez-vous reçu ce document ? ».
Vous complétez les données et cochez la case « Ce document est définitif et ne doit plus être mis à jour ».
Lorsque vous choisissez « Sauvegarder et ajouter un autre », un cadre vert s’affiche clairement pour vous avertir qu’il s’agit d’un document définitif : en cliquant sur la bascule, ces données disparaîtront.
Vous cliquez sur « Ajouter » et le document définitif est ajouté automatiquement.
La pièce jointe est également immédiatement visible dans la vue 360.
