Documenten

Acties op een document

Document bewerken

Tot voor kort was het enkel mogelijk om een nieuwe versie van een bepaald document op te laden. Voor documenten met de status ‘Draft’ is het nu ook mogelijk om een document te bewerken. In eerste instantie gaat het over WORD, Excel en powerpointdocumenten. In het detail van een document merken we hiervoor het potloodicoon ‘Het document bewerken’ op.

Wanneer op het icoon klikken, krijgen we de vraag of we het word document willen open.

We kiezen voor ‘Open Word (desktop) en merken op dat een word document zich opent.

Om het document te kunnen bewerken klikken we op ‘Check out’

Vervolgens kunnen we het document bewerken.

Bewaar de veranderingen door op te slaan via de diskette en sluit het document af. We krijgen een boodschap in het midden van het document waarin gevraagd wordt om in te checken. Anders zullen de wijzigingen niet zichtbaar zijn voor anderen. We klikken dus op ‘Yes’.

We krijgen de mogelijk om een commentaar toe te voegen en het document ‘in te checken’ door op ‘OK’ te klikken. (Let op! De commentaar wordt voorlopig nog niet verstuurd naar Werkomgeving en is dus niet zichtbaar)

Het gebruik van deze checkbox wordt niet aangeraden momenteel omdat het gedrag komt niet overeen met de verwachtingen.

Indien u kiest om bij de ‘check In’ de tekstbox aan te vinken, dan is het de bedoeling dat het document in een status van ‘editeren’ komt. Concreet worden de aanpassingen reeds zichtbaar, maar blijft het document in een status van bewerken. Als agent kan u later verder werken aan het document. Van zodra u dan een ‘Check In’ doet zullen de laatste aanpassingen opgeladen worden.

Voor de volgende release zou het idee zijn dat door deze optie aan te vinken een eerste versie van het document wordt geüpload, maar dat het document altijd in een bewerkingsstatus op sharepoint en werkomgeving blijft (altijd met beperkte acties en een bericht ‘waarschuwing’) totdat de gebruiker checkt opnieuw in, waardoor een nieuwe versie wordt geüpload en de beschikbare acties worden hersteld.

We doen een ‘Check IN’ zonder tekstbox aan te vinken. Het word-document sluit zich en in detail van het document wordt een boodschap getoond waaruit we kunnen afleiden dat iemand het document nog aan bet bewerken is.

Na de refresh zijn de aanpassingen duidelijk zichtbaar.

In de geschiedenis van het document zien we dat er aan het document is gewerkt. Volgende release gaan er nog verbeteringen worden aangebracht aan de beschrijvingen hiervan.

De meerderheid van de acties gelinkt aan geblokkeerde documenten (toegevoegd/ verwijderd/ herstellen van een versie, verwijderen van een document, voorbereiden van een verzending van een document of er een uitvoeren, of nog finaliseren van een document, het valideren/afwijzen van een document) maar ook het sluiten/ geforceerd sluiten van de taak gelinkt aan het document dat momenteel bewerkt wordt.
Niet te vergeten dat momenteel gebruikers de volledige validatie van een document kunnen vragen maar dat de agent de vraag noch zal kunnen valideren of afsluiten tot zolang het document bewerkt wordt.

Docman- verbetering bewerken van documenten

De functie “een document bewerken” heeft enkele aanpassingen gekregen. Van zodra iemand een document aan bewerken is, zal een andere gebruiker hiervan op de hoogte gesteld worden als die het document opent.

We zien wie in het document aan het werken is en ook sinds wanneer. Dit is belangrijk om na te gaan of het document al lang bewerkt wordt of dat die persoon nog maar net aan de slag is gegaan. Concreet wordt volgende tekst getoond:
Het document dat u wilt raadplegen wordt bewerkt sinds 04/09/2023, 14:29:24 door JANSSENS Joren. De hieronder getoonde versie is niet de meest recente.

Zolang de persoon het document niet ‘incheckt’ zal deze boodschap weergegeven worden.
Indien u zelf een document aan het bewerken bent, maar om een of andere reden deze vergeten bent om op te slaan of deze niet correct heeft afgesloten, krijgt u volgende melding:
Het document dat u wilt raadplegen wordt bewerkt sinds 04/09/2023, 14:29:24 door JANSSENS Joren. De hieronder getoonde versie is niet de meest recente. U kan de weergegeven versie herstellen door de huidige bewerking te annuleren.

U zal zelf de kans krijgen om dit euvel te verhelpen via de link ‘ bewerking te annuleren’ in de tekst.

Wanneer u klikt op deze link in de tekst opent er zich een pop-up venster.

Let op! De eventuele bewerkingen in het document zullen ongedaan gemaakt worden. Houd hier rekening mee wanneer u deze functie gebruikt.
Zodra u kiest voor ‘ Ja, annuleer’ zal u een bevestiging krijgen dat de versie hersteld is. De actieknoppen zijn opnieuw zichtbaar, indien de taak aan u is toegewezen en u kan u het document opnieuw bewerken.

In de geschiedenis van het document zien we ook deze actie terug.

Docman- opmerking toevoegen bij het bewerken

Wanneer u een document bewerkt heeft, dan kan u bij het inchecken een commentaar op documentniveau toevoegen. U kan tot 1023 karakters toevoegen in het veld. Indien u toch meer neerpent zal de tekst ‘afgebroken’ worden in Werkomgeving.

De commentaar vinden we terug in het veld ‘Opmerkingen’ in het detail van het document

Informatie! Deze functie was nog niet beschikbaar bij de vorige release, maar is nu wel bruikbaar.

Docman- automatische refresh van document na het bewerken

Wanneer u na het bewerken van een document beslist om terug in te checken zal na 2 à 3 seconden aan automatische refresh plaatsvinden. Op deze manier krijgt u als gebruiker een snelle update van uw aanpassingen.
Deze refresh zorgt ervoor dat volgende boodschap (zie blauwe kader) na het inchecken niet langer zal getoond worden.

Het is mogelijk dat de preview na de automatische refresh nog niet volledig zichtbaar is, maar de boodschap is reeds aangepast en maant de gebruiker aan om nadien manueel te refreshen.

Documenten linken

Documenten linken aan verschillende taken

Dit is de manier die tot voor kort alleen beschikbaar was voor het indexeren van documenten.

U doorloopt alle documenten individueel en vult de verplichte velden in. Zodra alle gegevens ingevuld zijn, klikt u op de knop ‘bevestigen en verder gaan’

Wanneer u verschillende documenten wilt pre-indexeren kan u het business domein voor al die documenten in 1 keer bepalen.
Het volstaat dat u de checkbox ‘Bewaar dit veld voor het volgend document’ onder het veld ‘Business domein’ aanvinkt.
Als default business domein voor het document is “voorlopig onbekend” ingevuld. De gebruiker kan nadien zijn nieuwe selectie kan bewaren voor het volgende document door gebruik te maken van de checkbox. Dit bepaalt enkel het business domein van het document en heeft geen impact op de voorgestelde taak type.

Van zodra u op het volgende document terecht komt, zal het eerder gekozen business domein automatisch zijn aangevuld. Dit wordt in het groen aangeduid. Dezelfde regel geldt voor andere verplichte velden. Ook deze worden overgenomen van de indexatie van het eerste document.

Opmerking: U kan deze gegevens nog steeds aanpassen indien u dit wenst!

De taak om het document de behandelen is standaard ‘indexeer het signaal’ . Per document kan u dit aanpassen. Bij het klikken op de knop ‘andere taak’ opent zich het pop-up venster ‘Nieuwe link toevoegen’ dat reeds gekend is.

Documenten linken aan taken van hetzelfde type

Bij de 2de optie gaan documenten linken aan taken van hetzelfde type.

Na het selecteren van de te indexeren taken komen we op volgend scherm terecht.

Aan de linkerkant merken we de verplichte velden op. Aan de rechterkant de documenten die we geselecteerd hebben.

We vullen het ‘Business domein’, ‘Type proces’ en ‘Type taak in en klikken op de knop ‘ Bevestigen en verder gaan’.

Vervolgens komen we terecht op de gekende manier van bewerken van documenten. We merken op dat de geselecteerde type taak reeds is ingevuld.

Wanneer we onmiddellijk klikken op ‘Taak afwerken’ opent er zich een pop-up venster ‘Document linken aan een nieuwe taak’. We merken ook op dat er blijkbaar nog verplichte gegevens ontbreken via een oranje waarschuwingsbalk.

We raden dan ook aan om eerst de gegevens van het document in te vullen en als laatste stap de taak verder te verwerken.

We volgen de stappen van de pop-up ‘Documenten linken aan een nieuwe taak’. Proces hebben we reeds geselecteerd en kan niet gewijzigd worden.

Hetzelfde geldt voor het tabblad ‘Taak’ waarbij de type taak reeds geselecteerd is. De ‘type behandeling’ kunnen we wel aanvullen.

De volgende stappen ‘Entiteiten’ en ‘documenten’ kennen we reeds van andere wizards en vullen we aan. Bij het overzicht gaan we het document kunnen linken aan een nieuwe taak door op de knop te klikken.

We merken op dat de knop ‘taak afwerken’ vervangen is door ‘andere taak’. We kunnen dus verder gaan met het indexeren van documenten. Let op! Je hebt steeds de mogelijkheid om je taak nog te veranderen of aan te passen. De link naar de standaard taak ‘Indexeer het signaal’ staat onder de desbetreffende taak om snel te kunnen selecteren en aan te passen.

Wanneer we bevestigen en verder gaan, kunnen we in het volgende document opnieuw de taak afwerken. De gegevens van het vorige document worden zoals gekend in de verplichte velden overgenomen. Het document kan verder geïndexeerd worden.

Documenten linken aan een unieke taak

De derde optie is documenten linken aan een unieke taak.

Wanneer we deze optie kiezen, gaan we een nieuw proces aanmaken om deze documenten aan te kunnen linken.

Volg de verschillende tabbladen van de wizard. U begint met de gegevens van het proces.

Op het 2de tabblad kan u de gegevens van de type taak aanvullen:

Vervolgens kiest u de entiteit(en) van uw proces

Na de controle op de overzichtspagina kiest u voor ‘Bevestigen en verder gaan’

Vervolgens kunnen de documenten verder bewerken. We merken op dat de documenten gelinkt zullen worden aan het proces en bijhorende taak die we net gemaakt hebben.

Ook het 2de document dat we geselecteerd hebben , wordt aan dit proces gelinkt.

Definitief document linken aan een nieuwe of bestaande taak in een ander proces

Wanneer we een definitief document willen linken aan een ander proces met taak, dan kunnen we nu ook het document linken aan een nieuwe taak binnen dat proces.
We klikken op het ‘+’-teken in het veld ‘Gelinkte taken en processen’ en kiezen voor ‘Een bestaande of nieuwe taak binnen een bestaand proces ’.

Dan kunnen we eerst het proces selecteren

Vervolgens kunnen we het document linken aan de bestaande taak of kiezen om het document te linken aan een nieuwe taak binnen het gekozen proces . We kiezen voor de 2de optie.

Bij het aanvinken van de check box ‘Maak een nieuwe taak aan voor Afhandeling Onderzoeksverslag’ zal de bevestigingsknop ‘bevestigen’ veranderen in ‘Taak aanmaken’

Bij het drukken op de knop opent de Wizard zich automatisch op het taakniveau.

Vul de gegevens van de wizard in om tenslotte via het’ Overzicht’ van de wizard de taak aan te maken.

U zal merken dat het proces en de nieuwe taak gelinkt zijn aan het definitieve document. U wordt hier ook door een bevestigingspop-up van op de hoogte gesteld.

Bij het klikken op deze taak zien we de link met het document. De gegevens van de taak moeten uiteraard nog aangevuld worden.

Document met status ‘indexatie lopend’ linken aan proces of taak

Tot voor kort was het enkel mogelijk om documenten met een definitieve status te linken aan een proces of taak. Een uitzondering wordt gemaakt voor documenten met de status ‘indexatie lopend’.
We merken op dat het veld ‘Gelinkte taken en processen’ nu ook een +-teken bevat.

Dit maakt het mogelijk om voor documenten met deze status te linken.

Validatie vragen

Wanneer je wil aantonen dat een document klaar is voor validatie dan kan je op de knop ‘klaar voor validatie’ klikken in het detail van een document.

In de pop-up die volgt kan je opmerkingen toevoegen.

Nadien krijgen we een bevestigingspop-up en verandert de status van het document naar ‘Validatie lopend’

U zal opmerken dat er aan de rechterkant van het scherm bij het detail van een document nu een nieuwe sectie is toegevoegd ‘ Validatie van het document’.

Indien de agent kiest voor de validatie te weigeren door op de knop ‘weigeren’ te klikken, dan zal de status van het document van ‘Validatie lopend’ terug veranderen naar ‘draft’.

We zien in het veld ‘opmerkingen’ ook de info die de agent eventueel heeft meegedeeld waarom hij of zij geweigerd heeft.

Men kan nu terug het document bewerken (status draft) en vervolgens opnieuw wijzigen naar “klaar voor validatie. Is het document nu wel in orde, dan klikt men op “valideer” dan zal het document de status ‘definitief’ krijgen.

Het valideren van een document is optioneel. Wanneer de taak waaraan het document gelinkt is wordt afgesloten, zal het document automatisch definitief worden.

Document finaliseren

Bij het toevoegen van een documenten bestaat de mogelijkheid om een document direct definitief te maken. Dat kan u doen als documenten niet meer moeten bijgewerkt worden.

Klik op het ‘+’ teken van het veld ’Documenten van de taak’.

Het pop-up venster ‘Voeg een document toe’ opent zich. We vullen de gegevens aan en kiezen om de optie ‘Heeft u dit document ontvangen’ aan te duiden.

We vullen de gegevens verder aan en kiezen er voor om de checkbox ‘Dit document is definitief en moet niet meer bijgewerkt worden” aan te vinken.

Wanneer we kiezen voor ‘opslaan en nog één toevoegen’ wordt er door middel van een groen kader duidelijk weergegeven om de gebruiker te waarschuwen dat dit om een definitief document gaat: Bij het aanklikken van de toggle zullen deze gegevens verdwijnen.