Documenten

Acties op een document

Document linken

Enkel documenten met een status “Definitief” en “Indexatie lopende” kunnen gelinkt worden aan andere taken. U zal opmerken dat in het veld “Gelinkte taken en processen” nu een “+” heeft bijgekregen.

Dit staat toe om documenten met deze statussen te linken aan andere taken.

Validatie vragen

Wanneer je wil aantonen dat een document klaar is voor validatie dan kan je op de knop ‘klaar voor validatie’ klikken in het detail van een document.

In de pop-up die volgt kan je opmerkingen toevoegen.

Nadien krijgen we een bevestigingspop-up en verandert de status van het document naar ‘Validatie lopend’

U zal opmerken dat er aan de rechterkant van het scherm bij het detail van een document nu een nieuwe sectie is toegevoegd ‘ Validatie van het document’.

Indien de agent kiest voor de validatie te weigeren door op de knop ‘weigeren’ te klikken, dan zal de status van het document van ‘Validatie lopend’ terug veranderen naar ‘draft’.

We zien in het veld ‘opmerkingen’ ook de info die de agent eventueel heeft meegedeeld waarom deze geweigerd werd.

Men kan nu terug het document valideren (status draft) en vervolgens opnieuw wijzigen naar “klaar voor validatie. Is het document nu wel in orde, dan klikt men op “valideer” dan zal het document de status ‘definitief’ krijgen.

Het valideren van een document is optioneel. Wanneer de taak waaraan het document gelinkt is wordt afgesloten, zal het document automatisch definitief worden.

Document finaliseren

Bij het toevoegen van een documenten bestaat de mogelijkheid om een document direct definitief te maken. Dat kan u doen als documenten niet meer moeten bijgewerkt worden.

Klik op het ‘+’ teken van het veld ’Documenten van de taak’.

Het pop-up venster ‘Voeg een document toe’ opent zich. We vullen de gegevens aan en kiezen om de optie ‘Heeft u dit document ontvangen’ aan te duiden.

We vullen de gegevens verder aan en kiezen er voor om de checkbox ‘Dit document is definitief en moet niet meer bijgewerkt worden” aan te vinken.

Wanneer we kiezen voor ‘opslaan en nog één toevoegen’ wordt er door middel van een groen kader duidelijk weergegeven om de gebruiker te waarschuwen dat dit om een definitief document gaat: Bij het aanklikken van de toggle zullen deze gegevens verdwijnen.

We klikken op ‘toevoegen’ en het definitief document wordt automatisch toegevoegd.

Ook in het 360 graden overzicht is het document direct zichtbaar.