Documents

Actions sur un document

Éditer un document

Jusqu’à récemment, il était uniquement possible de charger une nouvelle version d’un document donné. Pour les documents ayant le statut « Draft », il est désormais également possible d’éditer un document. Dans un premier temps, cela concerne les documents Word, Excel et PowerPoint. Dans le détail d’un document, vous remarquez l’icône représentant un crayon « Editer le document » à cet effet.

Vous sélectionnez « Open Word (desktop) » et vous constatez qu’un document Word s’ouvre.

Pour éditer le document, cliquez sur « Check out ».

Pour éditer le document, cliquez sur « Check out ».

Vous pouvez alors éditer le document.

Vous sauvegardez les modifications en cliquant sur l’icône représentant une disquette et fermez le document. Au milieu du document, un message vous invite à vous enregistrer. Sinon, les modifications ne seront pas visibles pour les autres. Vous cliquez donc sur « Yes ».

Vous avez la possibilité d’ajouter un commentaire et d’enregistrer le document en cliquant sur « OK ». (Attention ! Le commentaire n’est pas envoyé à l’Environnement de travail pour le moment et n’est donc pas visible)

L’utilisation de cette case à cocher n’est pas recommandée actuellement car le comportement ne correspond pas aux attentes.

Si vous choisissez de cocher la case dans la fenêtre « Check In », le document prendra le statut d’édition. Concrètement, les modifications seront déjà visibles, mais le document restera en statut d’édition. En tant qu’agent, vous pouvez continuer à travailler sur le document ultérieurement.
Dès que vous effectuez un « Check In », les dernières modifications sont téléchargées.

Pour la prochaine version, l’idée serait qu’en cochant cette option, une version initiale du document est téléchargée, mais le document reste dans un statut d’édition sur SharePoint et dans l’Environnement de travail (toujours avec des actions restreintes et un message d’avertissement) jusqu’à ce que l’utilisateur s’enregistre à nouveau, de sorte qu’une nouvelle version est téléchargée et que les actions disponibles sont rétablies.

Nous effectuons un « Check In » sans cocher la boîte de texte. Le document Word se ferme et, dans le détail du document, un message s’affiche, dont on peut déduire qu’une personne est toujours en train de modifier le document.

Après l’actualisation, les modifications sont clairement visibles.

Dans l’historique du document, vous voyez que le document a été édité. Lors de la prochaine version, des améliorations seront apportées à ses descriptions.

La majorité des actions liées aux documents bloqués (ajout/suppression/restauration d’une version, suppression d’un document, préparation de l’envoi ou exécution, ou finalisation d’un document, validation/rejet d’un document) mais aussi la clôture/clôture forcée de la tâche liée au document en cours d’édition.
Sans oublier qu’actuellement, les utilisateurs peuvent demander la validation complète d’un document mais l’agent ne pourra ni valider ni clôturer la requête tant que le document est en cours d’édition.

Docman – améliorer l’édition de documents

La fonction « Éditer un document » a été modifiée. Dès que quelqu’un édite un document, un autre utilisateur en sera informé lorsqu’il ouvrira le document.

On peut voir qui travaille sur le document et depuis quand. Ceci est important pour vérifier si le document est édité depuis longtemps ou si cette personne vient juste de commencer à travailler dessus. Plus précisément, le texte suivant est affiché : Le document que vous consultez est en cours d’édition depuis le 04/09/2023, 14:29:24 par JANSSENS Joren. La version affichée ci-dessous n’est pas la plus récente.

Ce message sera affiché tant que la personne n’aura pas effectué le « Check In » du document. Si vous éditez vous-même un document, mais que, pour une raison quelconque, vous avez oublié de le sauvegarder ou que vous ne l’avez pas fermé correctement, vous verrez apparaître le message suivant :
Le document que vous consultez est en cours d’édition depuis le 04/09/2023, 14:29:24 par JANSSENS Joren. La version affichée ci-dessous n’est pas la plus récente. Vous pouvez rétablir la version affichée en annulant l’édition en cours.

Vous aurez la possibilité de remédier vous-même à ce problème en cliquant sur le lien « Annuler l’édition » dans le texte.

Lorsque vous cliquez sur ce lien dans le texte, un pop-up s’ouvre.

Attention ! Toute modification apportée au document sera annulée. Gardez cela à l’esprit lorsque vous utilisez cette fonctionnalité. Une fois que vous aurez choisi « Oui, annuler », vous recevrez la confirmation que la version a été restaurée. Les boutons d’action sont à nouveau visibles si la tâche vous est assignée et vous pouvez à nouveau éditer le document.

Dans l’historique du document, cette action est également réapparue.

Docman – ajouter un commentaire lors de l’édition

Lorsque vous avez édité un document, vous pouvez ajouter un commentaire au niveau du document lors du « Check In ». Vous pouvez ajouter jusqu’à 1023 caractères dans le champ.
Si vous en écrivez plus, le texte sera « tronqué » dans l’Environnement de travail.

Le commentaire se trouve dans le champ « Commentaires » dans le détail du document.

Information ! Cette fonctionnalité n’était pas disponible dans la version précédente, mais elle est désormais utilisable.

Docman – actualisation automatique du document après édition

Lorsque vous décidez de refaire un « Check In » après avoir édité un document, une actualisation automatique aura lieu après 2 ou 3 secondes. Vous recevez ainsi une mise à jour rapide de vos modifications. Cette actualisation garantit que le message suivant (voir le cadre bleu) ne s’affichera plus après le « Check In ».

Il se peut que l’aperçu ne soit pas entièrement visible après l’actualisation automatique, mais le message a déjà été adapté et vous invite à actualiser manuellement par la suite.

Lier des documents

Lier des documents à plusieurs tâches

Jusqu’à récemment, cette méthode n’était disponible que pour l’indexation des documents.

Vous passez en revue tous les documents individuellement et remplissez les champs obligatoires. Une fois toutes les données saisies, vous cliquez sur le bouton « Confirmer et continuer ».

Si vous souhaitez pré-indexer plusieurs documents, vous pouvez déterminer le domaine business de tous les documents en une seule fois.

Il vous suffit de cocher la case « Sauvegarder ce champ pour le prochain document » sous le champ « Domaine business ».

Le domaine business par défaut du document est « Provisoirement inconnu ». Vous pouvez ensuite enregistrer votre nouvelle sélection pour le document suivant en utilisant la case à cocher.
Cela détermine uniquement le domaine business du document et n’a aucun impact sur le type de tâche proposé.

Dès que vous arrivez sur le document suivant, le domaine business précédemment sélectionné est automatiquement complété. Il est indiqué en vert. La même règle s’applique aux autres champs obligatoires. Ceux-ci sont également repris de l’indexation du premier document.

Remarque : vous pouvez toujours modifier ces données si vous le souhaitez !
Par défaut, la tâche de traitement du document est « Indexez le signal ». Vous pouvez modifier cette tâche pour chaque document. En cliquant sur le bouton « Autre tâche », vous ouvrez le pop-up « Ajouter nouveau lien » déjà connu.

Lier des documents à des tâches du même type

La deuxième option consiste à lier les documents à des tâches du même type.

Après avoir sélectionné les tâches à indexer, vous arrivez à l’écran suivant.

À gauche, vous voyez les champs obligatoires. À droite, les documents que vous avez sélectionnés.

Remplissez les champs « Domaine business », « Type de processus » et « Type de tâche » et cliquez sur le bouton « Confirmer et continuer ».

Vous arrivez ensuite dans le mode familier d’édition des documents. Vous constatez que le type de tâche sélectionné est déjà rempli.

Lorsque vous cliquez immédiatement sur « Terminer tâche », un pop-up « Lier le document à une nouvelle tâche » s’ouvre. Vous constatez également qu’une barre d’avertissement orange indique les données obligatoires qui sont vraisemblablement toujours manquantes.

Il est donc recommandé d’introduire d’abord les données du document et de poursuivre le traitement de la tâche en dernier lieu.

Vous suivez les étapes du pop-up « Lier des documents à une nouvelle tâche ». Vous avez déjà sélectionné le processus et celui-ci ne peut pas être modifié.

Il en va de même pour l’onglet « Tâche » où le type de tâche est déjà sélectionné. Il est toutefois possible de compléter le « Type de traitement ».

Vous complétez les étapes suivantes « Entités » et « Documents », que vous connaissez déjà grâce à d’autres assistants. Dans l’aperçu, vous allez pouvoir lier le document à une nouvelle tâche en cliquant sur le bouton.

Vous constatez que le bouton « Terminer tâche » a été remplacé par « Autre tâche ». Vous pouvez donc poursuivre l’indexation des documents. Attention ! Vous avez toujours la possibilité de modifier ou d’adapter votre tâche. Le lien vers la tâche par défaut « Indexer le signal » se trouve sous la tâche concernée pour une sélection et une adaptation rapides.

Lorsque vous confirmez et continuez, vous pouvez terminer la tâche à nouveau dans le document suivant. Les données du document précédent sont reprises telles quelles dans les champs obligatoires. Le document peut être indexé.

Lier des documents à une tâche unique

La troisième option consiste à lier les documents à une tâche unique.

Lorsque vous choisissez cette option, vous allez créer un nouveau processus auquel lier ces documents.

Suivez les différents onglets de l’assistant. Vous commencez par les données du processus.

Sur le 2^e onglet, vous pouvez compléter les données du type de tâche :

Choisissez ensuite l’entité ou les entités de votre processus.

Après avoir vérifié la page d’aperçu, sélectionnez « Confirmer et continuer ».

Vous pouvez alors continuer à éditer les documents. Vous notez que les documents seront liés au processus et à la tâche associée que vous venez de créer.

Le 2^e document que vous avez sélectionné sera également lié à ce processus.

Lier un document définitif à une tâche nouvelle ou existante dans un autre processus

Lorsque vous voulez lier un document définitif à un autre processus avec une tâche, vous pouvez désormais également lier le document à une nouvelle tâche dans ce processus. Vous cliquez sur l’icône « + » dans le champ « Tâches et processus liés » et choisissez « Une nouvelle tâche ou une tâche existante pour un processus existant ».

Vous pouvez ensuite sélectionner le processus.

Ensuite, vous pouvez soit lier le document à la tâche existante, soit lier le document à une nouvelle tâche dans le processus sélectionné. Vous choisissons la deuxième option.

Si vous cochez la case « Créer une nouvelle tâche pour le traitement des rapports de recherche », le bouton « Confirmer » devient « Créer tâche ».

Si vous cliquez sur le bouton, l’assistant s’ouvrira automatiquement au niveau de la tâche.

Saisissez les données dans l’assistant pour enfin créer la tâche via l’Aperçu de l’assistant.

Vous remarquerez que le processus et la nouvelle tâche sont liés au document définitif. Vous en êtes également informé(e) par un pop-up de confirmation.

En cliquant sur cette tâche, vous verrez le lien avec le document. Les données de la tâche doivent bien sûr encore être complétés.

Lier un document ayant le statut « En cours d’indexation » à un processus ou à une tâche

Jusqu’à récemment, seuls les documents ayant un statut « Définitif » pouvaient être liés à un processus ou à une tâche. Une exception est prévue pour les documents dont le statut est « En cours d’indexation ». Vous constatez que le champ « Tâches et processus liés » comporte désormais une icône « + ».

Cela permet de lier les documents ayant ce statut.

Demander une validation

Lorsque vous souhaitez indiquer qu’un document est prêt pour validation, vous pouvez cliquer sur le bouton « Prêt pour validation » dans le détail d’un document.

Dans le pop-up qui suit, vous pouvez ajouter des commentaires.

Ensuite, un pop-up de confirmation s’affiche et le statut du document devient « Validation en cours ».

Vous remarquerez qu’une nouvelle section a été ajoutée à droite sur l’écran, dans le détail d’un document, à savoir « Validation du document ».

Si l’agent choisit de refuser la validation en cliquant sur le bouton « Refuser », le statut du document passera de « Validation en cours » à « Draft ».

Vous voyez également dans le champ « Commentaires » les informations que l’agent a éventuellement communiquées pour expliquer son refus.

Il est alors possible d’éditer à nouveau le document (statut « Draft ») et de le faire passer à nouveau au statut « Prêt pour validation ». Si le document est maintenant en ordre, un clic sur « Valider » lui donnera le statut « Définitif ».

La validation d’un document est optionnelle. Lorsque la tâche à laquelle le document est lié est clôturée, le document devient automatiquement définitif.

Finaliser un document

Lors de l’ajout d’un document, il est possible de finaliser immédiatement un document. Vous pouvez le faire lorsque les documents n’ont plus besoin d’être mis à jour.

Cliquez sur l’icône « + » de la zone « Documents de la tâche ».

Le pop-up « Ajouter un document » s’ouvre. Vous complétez les données et cochez l’option « Avez-vous reçu ce ontvangen ? ».

Vous complétez les données et cochez la case « Ce document est définitif et ne doit plus être mis à jour ».

Lorsque vous choisissez « Sauvegarder et ajouter un autre », un cadre vert s’affiche clairement pour vous avertir qu’il s’agit d’un document définitif : en cliquant sur la bascule, ces données disparaîtront.