Documents

Détail d’un document

De nombreuses informations sur les documents peuvent être trouvées dans l’application. Ce chapitre offre un aperçu des données et des fonctionnalités disponibles au niveau d’un document. 

Vous accédez au détail d’un document en cliquant sur le document dans l’application.

Dans le détail d’un document, vous trouverez 6 éléments que l’on va aborder :

A. L’aperçu et les boutons d’action
B. Les entités liées au document
C. Les commentaires
D. Les tâches et processus liés
E. Les informations sur le document
F. Les références de l’application

Aperçu et boutons d’action

Aperçu d’un document

Vous obtenez un aperçu d’un document lorsque vous ouvrez le détail d’un document.

L’aperçu vous permet de voir directement le contenu du document sans devoir l’ouvrir sur votre bureau.

Dans la barre située juste au-dessus de l’aperçu, vous trouverez diverses fonctionnalités.
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des boutons :

L’aperçu d’un document est également disponible à différents endroits de l’application. Si vous voyez l’icône avec les deux pages, vous pouvez cliquer dessus et obtenir un aperçu du document.

Le bouton de prévisualisation du document se trouve au niveau, par exemple, des documents dans la vue 360, des documents dans la recherche avancée ou des documents dans les processus et les tâches.

Ci-dessous un exemple d’aperçu au niveau des documents dans la vue 360 :

En passant la souris sur la ligne du document en question, l’icône prévisualisation apparaît.

Il suffit de cliquer sur l’icône pour voir l’aperçu du document.

Si vous souhaitez visualiser un autre document, cliquez sur l’icône située derrière un document de cette liste.

En bas, vous pouvez utiliser les flèches pour rechercher les documents qui se trouvent sur une autre page ou les documents situés à la fin de la liste.

Pour revenir, cliquez sur le bouton « Fermer prévisualisation ». Vous revenez alors à la liste des documents.

Boutons d’action

Au-dessus de l’aperçu d’un document, vous trouverez des boutons d’action. Les actions que vous pouvez exécuter dépendent du statut du document. Vous trouverez ci-dessous un exemple de boutons d’action pour un document ayant le statut « Draft ».

Le tableau ci-dessous présente les statuts possibles d’un document dans l’application, avec leur icône et les boutons d’action correspondants :

Notez que les boutons d’action d’un document diffèrent également selon que la tâche du document vous est assignée ou non. Dans le tableau suivant, vous trouverez la signification des boutons d’action.

Tous ces boutons vous permettent de traiter votre document.

Autres fonctions au niveau du détail du document

Naviguer dans une liste de documents

Vous pouvez facilement naviguer dans une liste de documents à l’aide des flèches situées en haut à droite. Ceci tant au niveau d’un processus qu’au niveau d’une tâche.

Versions d’un document

Sous l’aperçu, vous trouverez les différentes versions du document qui ont été ajoutées dans l’application.

Dans cet exemple, il n’y a qu’une seule version du document. S’il y en a plusieurs, elles apparaîtront dans le menu déroulant.

Vous souhaitez ouvrir une version plus ancienne ? Vous pouvez alors cliquer sur le bouton avec la flèche à côté de la version que vous souhaitez ouvrir dans un nouvel onglet. Vous pouvez ainsi restaurer d’anciennes versions dans l’application

Historique du document

Au bas de l’aperçu, vous trouverez le bouton « Retour » avec la petite horloge. En cliquant sur ce bouton, vous pouvez consulter l’historique du document.

La vue détaillée présente les informations suivantes :

Pour revenir au document, vous pouvez cliquer sur le bouton « Retour au document ».

Entités liées au document

Ajouter des entités

Après avoir cliqué sur l’icône « + » dans la section « Entités » dans le détail d’un document, un pop-up s’ouvre.

Lorsque vous souhaitez ajouter une entité à un document, le système vous demande immédiatement le rôle de l’entité.

Il est possible de sélectionner à la fois « Concerné » et « Destination » et d’ajouter l’entité au document en cliquant sur le bouton « Ajouter une nouvelle entité ».

Dans le bloc « Entités », vous voyez maintenant quelles entités ont le rôle « Concerné » et lesquelles ont le rôle « Destination ».

En passant la souris sur le nom de l’entité, l’option de suppression de l’entité liée apparaît. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur la corbeille.

Lorsque vous cliquez sur le lien de l’entité concernée, vous êtes redirigé(e) vers la vue 360 de l’entité.

Affichage des rôles dans le champ « Entités »

Les rôles sont également affichés dans le champ « Entités » dans la vue complète des documents. Cela vous permet de clairement voir le rôle de toutes les entités d’un document. Exemple :

En cliquant sur les icônes dans le champ « Entités », vous voyez les entités qui appartiennent à ce document particulier.
• Destination :

• Origine :

• Concerné :

Lorsqu’il y a plusieurs entités, par exemple « Destination », un lien avec « Voir plus » sera ajouté après la première entité.

Si vous cliquez sur ce lien, vous accédez au détail d’un document dont vous obtenez un aperçu dans la section « Entités ».

Commentaires

Tâches et processus liés

Informations sur le document

Dans le détail d’un document, la zone « Informations » contient beaucoup plus de données sur le document.

Lorsque vous ouvrez cette zone, vous constatez deux sections principales, à savoir : Document (1) et Version (2)

1) La section « Document » contient les informations suivantes sur le document :

• Statut
• Langue
• Date de la dernière adaptation
• Date de création
• Type
• Sous-type
  • Remarque : si aucun sous-type n’est présent, ce champ n’est pas affiché.
• Demande de signature
  • Remarque : cette information n’est présente que dans le document définitif et lors de la signature effective.

2) Dans la section « Version » figurent :

• Date de création
• Nom du document

L’icône représentant un crayon en haut à droite permet de modifier certaines données de la tâche.

Lorsque vous cliquez sur cette icône, un pop-up s’ouvre vous permettant de modifier les données suivantes :

• Type de document
• Sous-type de document (si présent)
• Langue

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Sauvegarder », les modifications sont enregistrées.

Attention ! Les détails d’un document définitif ne peuvent pas être modifiés.

Détail du document : modifier l’origine

Lorsque le document a le statut « À indexer », il est encore possible de modifier les données du champ « Origine ».

Lorsque vous cliquez sur l’icône représentant un crayon, un pop-up s’ouvre dans lequel vous pouvez modifier les données des champs « Origine » et « Destination ONSS ».

Lorsque vous cliquez sur « Modifier l’origine », un pop-up s’ouvre pour indiquer que les données ont été modifiées. Dans la section « Origine », les données sont alors adaptées automatiquement.

Attention ! Lorsque le document est définitif, ces données ne peuvent plus être modifiées.

Gestion des documents : modification de la référence interne.

À la suite d’une intervention technique, il est désormais possible de modifier la référence interne d’un document. Lorsque vous vous rendez dans le détail du document, vous devez cliquer sur l’icône représentant un crayon dans la zone « Informations » à droite sur l’écran. Ensuite, un nouvel écran « Modifier les informations » s’ouvrira, dans lequel vous verrez qu’il est désormais possible de modifier la référence interne.

Sous-types de documents visibles dans le nom du document

Dans le nom du document, le sous-type sera visible partout
Exemples :
Vue restreinte des documents d’une tâche :

Vue 360 :

Document : modifier le domaine business d’un document existant 

Dans le détail d’un document ayant le statut « Draft », vous pouvez modifier le domaine business via la zone « Informations ».

En cliquant sur l’icône représentant un crayon, vous obtenez un pop-up « Modifier les informations » où vous pouvez modifier certains paramètres.

En cliquant sur le menu déroulant, seuls les domaines business pour lesquels vous pouvez créer manuellement un processus sont affichés.

Lorsque vous sélectionnez un autre domaine business, le champ « Type de document » s’adapte en conséquence.

Vous pouvez toujours modifier le type de document via le menu déroulant.

Lorsque vous cliquez ensuite sur « Modifier », les modifications sont enregistrées.

Détail d’un document – informations supplémentaires

Lorsque vous signez un document et que, pour une raison quelconque, la signature a échoué, vous obtenez des explications supplémentaires dans la zone « Informations ».

Références de l’application

Ajouter le numéro de lot dans le bloc Références

Lorsque vous ouvrez le détail d’un document, vous trouvez un bloc « Références » en bas à droite. Le numéro de lot a été ajouté dans ce bloc :