Taken
Inhoud en behandelen van een taak
De taak behandelen
In een taak kan u de in- en outputvelden van een taak invullen en aanpassen om zo uw taak te behandelen.
De inputvelden van een taak zijn enkel te wijzigen door de gebruiker aan wie de taak toegewezen is.
Het is wel steeds mogelijk een opmerking toe te voegen wanneer de taak niet aan u is toegewezen.
Wanneer de taak wel aan u is toegewezen, heeft u onderstaande mogelijkheden:
De voornaamste actie onder de invulvelden laat u toe om de taak te behandelen en af te sluiten. Als u de taak wilt laten valideren, kan u een gedeeltelijke of volledige validering vragen aan een collega of een meerdere.
De andere type acties (toewijzen, in wacht plaatsen en geforceerd sluiten) worden beschreven in het deel « details van een taak ».
Noteer dat het belangrijk is de ingevulde gegevens op te slaan indien u iets anders wil doen dan te taak te behandelen en af te sluiten.
Het uitklap-icoon laat u toe de taak te behandelen in een vergrootte weergave.
Validatie vragen
U kan bij het behandelen van een taak indien nodig een gedeeltelijke of volledige validatie vragen aan één van uw collega’s of diensten.
Gedeeltelijke validatie vragen
Bij het behandelen van een taak kan u in het onderste gedeelte ‘actie op een taak’ alles terugvinden wat betreft ‘validatie’.
Standaard is ‘Geen validering’ aangevinkt. Wanneer we klikken op de knop ‘Gedeeltelijk’ gebeuren er 2 zaken:
Het veld ‘Vraag validering aan’ wordt zichtbaar
De knop ‘Behandel en sluit af’ verandert in ‘Nazicht aanvragen’
Via de ‘opmerking van de actie’ kan u uitleggen waarom u een gedeeltelijke validering vraagt.
De persoon aan wie het nazicht wordt gevraagd, krijgt het volgende scherm. Het invulveld wordt automatisch ingevuld met de persoon die validering gevraagd heeft. Via de ‘Historiek acties’ kan u zien wat er via het veld ‘opmerking bij de actie’ gevraagd wordt. De status van de taak verandert in ‘na te kijken taken’.
Als de persoon klaar is met valideren kan hij of zij een opmerking toevoegen en vervolgens klikken op de knop ‘Nazicht voltooien’.
Gedeeltelijk validatie vragen van taak die minstens 1 document met de status ‘draft’ bevat
Indien de taak een document bevat met de status ‘draft’ dan verschijnt er een extra pop-up venster wanneer we gedeeltelijke validatie vragen. Deze functie is optioneel.
Deze pop-up geeft je de mogelijkheid om ook validatie te vragen voor 1 of meerdere documenten
Het volstaat om het gewenste document aan te vinken en vervolgens op de knop ‘ Vraag gedeeltelijke validatie’ te klikken.
De taak krijgt de status ‘ na te kijken taken’ en het document verandert automatisch van status ‘draft’ naar status ‘validatie lopende’. In het veld ‘actie op de taak’ krijgt u ook de waarschuwing dat er nog documenten aanwezig zijn die nog niet gevalideerd zijn.
Wanneer op het document klikken kunnen we valideren of weigeren. In dit voorbeeld valideren we.
Zoals reeds gekend, krijgen we een bevestigingspop-up en wordt het document definitief.
We keren terug naar de taak waar we opmerken dat in het luik ‘actie op de taak’ de waarschuwing verdwenen is en we vervolgens het nazicht kunnen voltooien. (Indien alle andere zaken van de taak gecontroleerd zijn.)
De gedeeltelijke validatie zit er op en er kan door de persoon die gedeeltelijke validatie gevraagd heeft verder gewerkt worden. De geschiedenis van de taak, houdt alle informatie bij.
Volledige validatie vragen
Wanneer we klikken op de knop ‘Volledig’ gebeuren er 2 zaken:
- Het veld ‘Vraag validering aan’ wordt zichtbaar.
- De knop ‘Behandel en sluit af’ verandert in ‘Behandel en vraag validatie’
In het veld ‘Opmerking bij de actie’, kan u beschrijven waarom u validatie vraagt of extra informatie noteren.
De persoon aan wie validatie wordt gevraagd, krijgt het volgende scherm.
De persoon kan kiezen tussen twee opties: keur taak goed of stuur taak terug.
Als de persoon kiest voor ‘keur taak goed’ en hij klikt op ‘valideer en sluit af’, wordt de taak bijgevolg gevalideerd en afgesloten.
Kiest de persoon voor ‘stuur taak terug’, dan verschijnt het extra veld ‘naar’; waarbij de persoon kan kiezen naar wie de taak wordt teruggestuurd.
Als de invulvelden werden ingevuld, kan de persoon klikken op ‘validatie weigeren’. De taak wordt dan teruggestuurd.