Documenten

Documenten bewerken

Algemene opmerking: De meerderheid van de acties gelinkt aan documenten (toevoegen/verwijderen/ herstellen van een versie, het verwijderen van een document, een zending voorbereiden of deze verzenden, een document finaliseren een document valideren of deze weigeren) zal niet mogelijk zijn indien het document bewerkt wordt.

De documenten (Word, Excel en Powerpoint) met de status “Draft” kunnen bewerkt worden. In het detail van het document zie je het potloodicoon van het potlood “Het document bewerken” voor de bewerking.

Klik op “Open Word (desktop)” en u zal vaststellen dat het Word-document zich zal openen.

Om te bewerken klik op “Check out”.

Vervolgens kunnen we het document bewerken.

Eenmaal de nodige bewerkingen aangebracht, sluit het document. In het midden van het document zal een boodschap u uitnodigen om dit op te slaan. Klik op “Ja”.

Na de bewerking van het document, hebt u de mogelijkheid om een commentaar toe te voegen tijdens de “Check in”. U kan tot 1023 karakters toevoegen in het veld. Indien u meer ingeeft, zal de tekst afgebroken worden in Wave. De commentaar zal zichtbaar zijn in het veld commentaar in het detail van het document.

We doen de “Check In” zonder de extra mogelijkheid aan te vinken.

Waarom? Indien u deze mogelijkheid aan vinkt tijdens de “Check in”, zal het document in bewerking blijven. Concreet zullen de wijzigingen al zichtbaar zijn maar zal het document in bewerking blijven staan. De agent die het document bewerkt, kan op een later tijdstip verder bewerken. Tot zolang het document in bewerking staat, zal niemand anders op het document kunnen werken.

Wanneer u beslist de “Check In” na bewerking van het document te doen, zal de pagina na 2 à 3 seconden automatisch herladen. Zo krijgt u rapper een update van de wijzigingen. Het kan zijn dat de preview niet volledig beschikbaar is na het automatisch herladen, maar het bericht werd aangepast en nodigt u uit om deze manueel te herladen.

Na de refresh zijn de aanpassingen duidelijk zichtbaar.

In de geschiedenis van het document zien we dat er aan het document is gewerkt. Volgende release gaan er nog verbeteringen worden aangebracht aan de beschrijvingen hiervan.

Consultatie van documenten in bewerking

Van zodra iemand een document aan bewerken is, zal een andere gebruiker hiervan op de hoogte gesteld worden als die het document opent.

Het is belangrijk om na te kijken of de bewerking al lang aan de gang is of net is begonnen.

Dit bericht zal weergegeven worden zolang de vermelde persoon de volledige ‘Check In” van het document heeft gedaan. Indien u het document heeft bewerkt maar door een of andere reden de bewerking bent vergeten op te slaan of het document verkeerd hebt afgesloten, krijgt u dit bericht met de mogelijkheid om deze bewerking te annuleren.

! U kan de bewerking verder zetten door opnieuw op het potloodicoon te klikken en vervolgens deze op te slaan.

Wanneer u klikt op deze link in de tekst opent er zich een pop-up venster.

Let op! De eventuele bewerkingen in het document zullen ongedaan gemaakt worden. Houd hier rekening mee wanneer u deze functie gebruikt.
Zodra u kiest voor ‘ Ja, annuleer’ zal u een bevestiging krijgen dat de versie hersteld is. De actieknoppen zijn opnieuw zichtbaar, indien de taak aan u is toegewezen en u kan u het document opnieuw bewerken.

In de geschiedenis van het document zien we ook deze actie terug.