Documenten

Pre-indexatie

In de menubar van de applicatie vindt u het onderdeel ‘pre-indexatie documenten’ terug. Dit onderdeel van de applicatie maakt het u mogelijk documenten te pre-indexeren, alsook de lijst met documenten in pre-indexatie terug te vinden en te verwerken. De documenten die u hier terugvindt kunnen bijvoorbeeld vanuit een scanningsdienst komen

Manuele aanmaak van een pre-indexatie document

Om een gepreïndexeerd document manueel aan te maken, klikt u via de menubar op ‘pre indexatie documenten’. U komt dan terecht op de documentenlijst waarbij de documenten als status ‘pre-indexatie lopend’ hebben.

Op deze pagina klikt u op de knop ‘Aanmaken pre-indexatie document’. Deze staat bovenaan rechts de documentenlijst.

Bij het klikken op de knop, opent de documentwizard. Standaard is er geen business domein ingevuld. Indien u het business domein wel kent, kan dat hier gewijzigd worden. Zo niet kan u kiezen voor ‘INT. Voorlopig onbekend’.

Enkel de business domeinen waarvoor u reeds manueel een proces kan aanmaken worden voorgesteld.

Na het invullen van de parameters wordt het document toegevoegd.

In het detail van het document merken we de status ‘pre-indexatie lopend’ op. Deze status laat toe om de gegevens die ingevoerd werden bij het toevoegen van het document nog aan te passen.

1 of meerdere pre-indexatie documenten indexeren

In de documentenlijst kan u via de checkbox 1 of meerdere documenten selecteren die u wil bewerken. Wanneer u de checkbox aanduidt, zal het potloodicoon verschijnen.

Dit icoon zorgt ervoor dat u de geselecteerde documenten kan wijzigen.

Van zodra u op het icoon klikt en uw type link tussen de documenten en de taken kiest, kan u van start gaan om de documenten in pre-indexatie te indexeren.

In dit voorbeeld zijn er 3 documenten geselecteerd. Waar u juist zit en welk document u aan het indexeren bent, kan u volgen op de korte ‘tijdsbalk’ rechts bovenaan.

Wanneer u meerdere documenten selecteert, is het de bedoeling om deze documenten achtereenvolgens te indexeren omdat er bijvoorbeeld bepaalde parameters dezelfde zijn. Op deze manier spaart u tijd uit omdat u bij het indexeren sneller door de documenten zal gaan aangezien bepaalde velden reeds zijn ingevuld.

De pagina ‘bewerken van documenten’ bestaat uit 2 delen
• Linkerkant: Aanpassen van de metagegevens van het document
• Rechterkant: Preview van het document

De verplichte velden bij het bewerken van een document zijn:

Wanneer alle velden correct zijn ingevuld, kan u de taak kiezen waarin u het document gaat behandelen. Standaard zal het document gelinkt worden aan de taak ‘Indexeren signaal’. Indien het document niet aan de voorgestelde taak maar aan een nieuwe taak en proces moet gelinkt worden, kan u kiezen door te klikken op de knop ‘andere taak’.

Bij het kiezen voor ‘een nieuwe taak binnen een nieuw proces’ kan u zelf het proces en de taak kiezen binnen een bepaald business domein.

We komen terecht in de wizard waar u de correcte gegevens kan invullen.

U heeft de mogelijkheid om te kiezen voor een bestaande of nieuwe taak binnen een bestaand proces.

Waarbij u nadien in de gekende wizard komt waarbij processen van de desbetreffende entiteit weergegeven worden.

Indien u het identificatienummer van een taak heeft, kan u heel specifiek dit document toevoegen.

Het volstaat om het identificatienummer in te typen en vervolgens op het vergrootglas te klikken.

De gevraagde taak wordt weergegeven en u moet alleen maar klikken op ‘bevestigen’ om deze taak aan het document te linken.

Wanneer u beslist hebt welke taak u aan het document wil linken, kan u ‘bevestigen en verder gaan’.

Het is belangrijk om op deze knop te klikken, anders zal de link tussen het proces en taak niet gelegd worden.

De gegevens worden opgeslagen en we komen terecht in het 2de document dat we in ons voorbeeld geselecteerd hebben.

We merken op dat de businessgegevens overgenomen werden van de indexering die we net hebben uitgevoerd op ons vorige document. Let op: dit is enkel het geval als het document nog geen andere gegevens bevat.
Wanneer u een verkeerd document heeft geselecteerd, kan u steeds kiezen voor ‘Overslaan’. De volgende pop-up verschijnt:

Dit document zal dus niet bewerkt worden wanneer u kiest voor ‘Ja, sla het document over’.
Indien u toch wil stoppen met indexeren en klikt op ‘ terug naar de documentenlijst’ bovenaan de linkerkant dan krijgt u de volgende pop-up

Wanneer u gaat voor ‘Ja, stop de bewerking’ dan zullen de documenten die overblijven niet aangepast worden. Enkel de documenten die geïndexeerd werden.

Waarna u zal terugkeren op de onthaalpagina van de documentenlijst.