Documenten

Detail van een document

Er is heel wat informatie terug te vinden over de documenten in de applicatie. In dit hoofdstuk vindt u een overzicht van de gegevens en functionaliteiten die beschikbaar zijn ter hoogte van een document.
U komt terecht op het detail van een document door in de applicatie op het document te klikken.

In het detail van een document vindt u 6 onderdelen terug die we gaan bespreken:

A. De preview en actieknoppen
B. De entiteiten gelinkt aan het document
C. De opmerkingen
D. De gelinkte taken en processen
E. De informatie over het document
F. De referenties van de applicatie

De preview en actieknoppen

De preview van een document

U krijgt bij het openen van het detail van een document een preview van het document.

De preview zorgt ervoor dat u een rechtstreekse weergave heeft van de inhoud van het document zonder hiervoor het document op uw desktop te moeten openen.
In de balk net boven de preview zijn er verschillende functionaliteiten. Hieronder vindt u een overzicht van de knoppen:

Daarnaast is de preview van een document beschikbaar op verschillende plaatsen in de applicatie. Als u het icoon met de twee pagina’s ziet, kan u erop klikken en een preview van het document verkrijgen.

De knop ‘weergave’ van een document vindt u bijvoorbeeld terug bij documenten in de 360 view, bij documenten in het geavanceerd zoeken of ter hoogte van de documenten in processen en taken.
Hieronder geven we een voorbeeld van de preview ter hoogte van de documenten in de 360 view:
Bij het hooveren over de lijn van het desbetreffende document verschijnt het icoon ‘Weergave tonen’.

Het volstaat om op het icoon te klikken om de preview van het document te aanschouwen.

Indien u een ander document wil bekijken dan dient u te klikken op het icoon achter een document van deze lijst.

Onderaan kan u via de pijltjes documenten opzoeken die op een andere pagina staan of de documenten helemaal achteraan de lijst.

Om terug te keren dient u te klikken op knop ‘Weergave sluiten’. Dan keert u terug naar de documentenlijst.

De actieknoppen

Boven de preview van een document vindt u actieknoppen. De acties die u kan uitvoeren hangen af van de status van het document. Hieronder ziet u een voorbeeld van de actieknoppen bij een document met status ‘draft’.

In onderstaande tabel vindt u een overzicht van de mogelijke statussen van een document binnen de applicatie, samen met hun icoon en de gerelateerde actieknoppen:

Let op: de actieknoppen van een document verschillen ook naargelang de taak van het document aan u is toegewezen of niet.
In de volgende tabel, vindt u de betekenis van de actieknoppen terug.

Al deze knoppen maken het mogelijk uw document te behandelen.

Overige functies ter hoogte van het detail van een document

Navigeren binnen een documentenlijst

U kan makkelijk navigeren binnen een lijst van documenten via de pijltjes rechts bovenaan. Dit kan zowel op proces- als taakniveau.

Versies van een document

Onder de preview vindt u de verschillende versies van het document die in de applicatie werden toegevoegd terug.

In dit voorbeeld is er maar één versie van het document. Als er meerdere zijn zullen deze in de dropdownlijst verschijnen.

Wilt u graag een oudere versie openen? Dan kan u klikken op de knop met het pijltje naast de versie die u wenst te openen in een nieuw tabblad. U kan op deze manier oudere versies in de applicatie herstellen.

Geschiedenis van het document

Onderaan de preview vindt u de knop terug met het klokje. Als u op deze knop klikt, kan u de geschiedenis van het document bezichtigen.

De gedetailleerde weergave geeft de volgende informatie weer:

Om terug te gaan naar het document, kan u klikken op de knop ‘terugkeren naar het document’.

De entiteiten gelinkt aan het document

Entiteiten toevoegen

Na het klikken op het plusteken in de sectie ‘Entiteiten’ in het detail van een document opent er zich een pop-upvenster.

Wanneer je een extra entiteit aan een document wil toevoegen, zal er onmiddellijk naar de rol van de entiteit gevraagd worden.

Zowel ‘Aangaande’ als ‘Bestemming’ kunnen geselecteerd worden en via de knop “entiteit toevoegen” wordt deze toegevoegd aan het document.

In het blok entiteiten zien we nu een duidelijk overzicht van welke entiteiten er zijn met de rol “aangaande” en welke met de rol “bestemming”.

Bij het hooveren (= met de muis over de naam van de entiteit gaan) verschijnt de mogelijkheid om de gelinkte entiteit te verwijderen. Dit door te klikken op het ‘vuilbakicoon’

Wanneer we klikken op de link van de desbetreffende entiteit worden doorverwezen naar het 360 graden overzicht van de entiteit.

Weergave van rollen in veld “Betrokkenen”

De rollen worden ook weergegeven in het veld “Betrokkenen” in de full view van documenten. Zo krijgen we een duidelijk overzicht van de rol van alle entiteiten van een document. Een voorbeeld:

Bij het klikken op de iconen in het veld ‘betrokkenen’ zien we de entiteiten die behoren tot dat bepaald document.
• Bestemming:

• Oorsprong:

• Aangaande:

Wanneer er meerdere entiteiten zijn , bijvoorbeeld ‘Bestemming’ , dan zal er na de eerste entiteit een link met ‘Meer bekijken’ zijn toegevoegd

Als we daar op klikken, komen we terecht in het detail van een document waar we een overzicht krijgen in de sectie ‘Entiteiten’

De opmerkingen

De gelinkte taken en processen

De informatie over het document

In het detail van een document bevat de sectie ‘Informatie’ heel wat meer gegevens over het document.

Wanneer we deze zone openklikken merken we 2 grote delen op namelijk Document (1) en Versie (2)

1) Het deel “Document” bevat volgende info over het document:

Status
Taal
Datum van laatste aanpassing
Creatie datum
Type
Subtype
- Opmerking: Indien er geen subtype aanwezig is, wordt dit veld niet weergegeven
Aanvraag tot ondertekening
- Opmerking: Deze info is enkel aanwezig bij een definitief document en wanneer u effectief ondertekent.

2) Bij versie zien we:

Creatiedatum
Naam van het document

Via het potloodicoon naast rechts bovenaan is het mogelijk om bepaalde gegevens van de taak te wijzigen.

Wanneer we klikken op dit icoon opent zich een pop-up venster waarin we volgende gegevens kunnen aanpassen:
• Het document type
• Het document subtype ( indien aanwezig )
• Taal

Wanneer we klikken op de knop ‘bewerken’ worden de wijzigingen bewaard.

Let op! De gegevens van een definitief document kunnen niet gewijzigd worden.

Detail van document: oorsprong wijzigen

Wanneer het document de status ‘Te indexeren’ heeft, dan kunnen we de gegevens van het veld ‘Oorsprong’ nog aanpassen.

Wanneer je klikt op het potloodicoon opent er zich een pop-upvenster waar je de gegevens van ‘Oorsprong’ en ‘Bestemming RSZ’ kan wijzigen

Bij het klikken op oorsprong wijzigen, krijgen we een pop-up venster dat de gegevens zijn aangepast. In de sectie ‘Oorsprong ‘past dit zich vervolgens automatisch aan.

Let op! Bij een definitief document, kunnen deze gegevens niet meer aangepast worden.

Document management: aanpassen van interne referentie

Door een technische interventie is het vanaf nu mogelijk een interne referentie van een document aan te passen. Wanneer we naar het detail van het document gaan dien we rechts in het scherm in het veld ‘informatie’ te klikken op het potloodje. Vervolgens zal een nieuw scherm geopend worden ‘informatie wijzigen’ Hier zullen we zien dat we nu ook de interne referentie kunnen aanpassen.