Documenten

Verzendingen

In de wizard voor verzendingen is de volgorde van de stappen aangepast. Dit geldt zowel voor een ‘Quick Send’ als voor een verzending via de uitgebreide wizard.

Hierbij de nieuwe volgorde:
• Documenten
• Geadresseerden
• Bevestiging

Alle entiteiten gelinkt in het proces waar het document zich bevindt zullen voorgesteld worden in het veld ‘Geadresseerde’ met een maximum van 10 entiteiten.

Voorbeeld: Stel dat een document 5 geadresseerden heeft, 3 hoofdentiteiten op taakniveau en 3 andere entiteiten met een andere rol dan hoofdentiteit dan zullen er bij een verzending volgende entiteiten worden weergeven: 5 entiteiten document, 3 hoofentiteiten en de 2 oudste entiteiten met een andere hoedanigheid binnen de taak.

Op de bevestigingspagina is dezelfde volgorde hernomen:

Wanneer we kiezen om een document met de status ‘Draft’ of de status ‘te indexeren’ te versturen, dan verandert onmiddellijk de status van het document naar ‘Definitief’

Via de beperkte view ziet dit er als volgt uit:

In de full view van documenten geeft een icoon weer het document deel uitmaakt van een verzending.

Ter info: hetzelfde icoon is ook terug te vinden in de 360 view bij de documenten. Op deze manier weet u onmiddellijk welke documenten deel uitmaken van een verzending.

Verzending onmiddellijk versturen

Wanneer u bij de verzending gekozen heeft om het document onmiddellijk te versturen, kan je de verzending opvolgen in het luik ‘Verzendingen’

In dit voorbeeld is de verzending mislukt

Door op deze verzending te klikken, kom je in het overzicht van de verzending:

We kunnen dit overzicht opdelen in 3 delen:

• Overzicht verzending: met de details van gekozen opties, de geadresseerden en de betrokken documenten
• Historiek acties: De request ID die hier wordt weergegeven kan de technische teams toelaten om indien nodig bepaalde opzoekingen te doen.
• Gelinkte taak: mogelijkheid om door te klikken naar de taak waaraan de verzending gelinkt is.

De enige actie die we bij een mislukte verzending kunnen uitvoeren is deze annuleren door op het vuilbakicoon te klikken, links bovenaan in het deel ‘overzicht verzending’

Nadien krijgen we een pop-up venster waarin we de annulatie kunnen bevestigen.

Door op ‘Ja, annuleer’ te klikken kan u de zending ongedaan maken.

Let op! Het annuleren van verzendingen is enkel mogelijk bij mislukte verzendingen en verzendingen in voorbereiding!

Verzending in voorbereiding

Zolang de verzending in voorbereiding is, zijn er nog aanpassingen mogelijk. Er verschijnt een potloodicoon wanneer u op de verzending komt met de cursor. Door op dit potlood te klikken, kunnen we de verzending wijzigen.

We komen vervolgens in de wizard van de verzendingen terecht en kunnen de wijzigingen doorvoeren.

Ook in het overzicht van de verzending in voorbereiding kan u nog bepaalde wijzigingen uitvoeren.

Overzicht van de mogelijke acties bij een verzending in voorbereiding:

• verzending wijzigen (potlood-icoontje)
• verzending opsturen (vliegtuig-icoontje)
• verzending annuleren (vuilbak-icoontje)

Opmerking: Wanneer u bij een verzending meer dan 10 geadresseerden selecteert of u voegt bij de verzending meer dan 6 documenten toe, dan zal er in de Wizard een foutboodschap verschijnen en kan de verzending niet uitgevoerd worden.

Verzenden van een document

Indien u bij het toevoegen van een document al van plan bent om dit document later te verzenden kan u reeds de optie ‘Gaat u dit document versturen’, onderaan de pop-up, gebruiken.
Bij bestemming vult u dan de gewenste entiteit in

De gekozen entiteit als bestemming zal nadien terug te vinden zijn in het luik ‘Entiteiten’ in het detail van een document

Verzendingen: nieuwe benamingen

Om ervoor te zorgen dat het duidelijker is dat verzendingen extern worden verstuurden werden er op een aantal plaatsen andere benamingen gegeven voor de verzendingen.

• Verzendingen naar de buitenwereld (veld verzendingen)
• Nieuwe verzending naar de buitenwereld voorbereiden (hooveren over de ‘+’-knop)

• Verzending naar de buitenwereld opstellen (in de wizard voorbereiding van de verzending)

Mislukte verzendingen: foutmeldingen

Mislukte verzendingen: foutmeldingen

Wanneer we de detailpagina van een mislukte verzending openen zien we voortaan onder de status een foutmelding. Bij het klikken op de supportlink wordt er een jirapagina geopend met daarbij een overzicht, datum en tijd van de foutmelding, reden van de foutmelding en de link naar de pagina van de verzending:

Verzendingen: wanneer het document reeds gehandtekend is

Wanneer het document reeds getekend is, dan zal je dit niet meer opnieuw hoeven te doen bij de verzending. De optie om te ondertekenen is niet langer aanklikbaar en u krijgt een blauwe informatiebalk.

Verzendingen – veld ‘Referenties’ is toegevoegd

Het veld ‘Referenties’ is toegevoegd voor verzendingen. Volgende informatie wordt weergegeven:

• ID
• Creatiedatum
• Aangemaakt door
• Laatste aangepast
• Laatste aangepast door

Verzendingen- full view voor verzendingen

Wanneer er binnen een taak meer dan 30 verzendingen zijn, dan zal er in het veld “Verzendingen” volgende boodschap verschijnen: “Het aantal verzendingen is te veel voor dit overzicht, bekijk de detailweergave om deze weer te geven”.

Om een overzicht te krijgen van alle verzendingen kan je klikken op het icoon van de full view. Via de kolommen kan je deze verzendingen sorteren naar keuze.

Verzending met mandataris

Bij de verzendingen is het nu mogelijk om één of meerdere entiteiten als ‘mandataris’ aan te duiden. Bij het opstellen van een verzending kan je bij de selectie van de bestemmelingen nu een nieuw veld “als mandataris” terugvinden. Door dit aan te vinken zal de verzending naar de eBox in het deel ‘mandataris’ van de eBox van deze entiteit terechtkomen.

Ook in de laatste stap van de verzending werd deze info meegenomen.

Ook in het overzicht van de verzending is de notie “mandataris” opgenomen.

Info over hoofdgeadresseerden

In de toepassingen worden we hiervan op de hoogte gesteld indien een entiteit van de hoofdgeadresseerde geen adres, KBO of INSZ nummer bevat.

Verzenden van documenten naar deurwaarders

Via Wave/DOCMAN kunnen er nu ook documenten naar deurwaarders verstuurd worden. Bij het hooveren over het document merken we het nieuwe icoon op voor verzendingen van documenten naar een deurwaarder.

Let op! Er zijn een aantal parameters waaraan het document moet voldoen wanneer het moet opgestuurd worden naar een deurwaarder

• De taak mag niet afgesloten zijn en moet toegewezen zijn aan een agent.
• Het document moet een pdf zijn
• Het document moet een interne referentie hebben( voorbeeld interne referentie: 0069-1712816-29)
• Het document mag niet groter zijn dan 90 MB

Wanneer hier niet aan voldaan wordt, zal je bij het klikken op “verzenden naar deurwaardersplatform” hiervan meteen op de hoogte gesteld worden door een pop-up waarschuwing.

Indien het document alle correcte kenmerken bevat, krijgen we het scherm “Verzending van deurwaarder opstellen”

Ook hier zijn een aantal elementen waarmee de agent rekening dient te houden:

• We versturen 1 document naar 1 deurwaarder
• Aangaande entiteit moet een stamnummer bevatten
• De voorgestelde entiteit is de eerste die is toegevoegd aan het document.
• De interne referentie wordt weergeven
  • Wave zoekt eerst op taakniveau en dan op documentniveau naar de interne referentie
• Maximum 20 procedurenummers mogen worden toegevoegd

Wanneer we vervolgens op ‘versturen’ klikken, zal het document naar het deurwaardersplatform verstuurd worden. In het deel van de verzendingen zien we dat er een onderverdeling gemaakt wordt tussen de verzendingen naar een entiteit en de verzendingen naar een deurwaarder:

Wanneer we klikken op het detail krijgen we een overzicht van de status van deze verzending.

Verzendingen – meer informatie in de eBox

Bij het indexeren van een document worden er bepaalde parameters ingevuld die we bij een eventuele verzending van dat document gaan terugvinden als extra informatie in de eBox.

We indexeren volgend document:

Vervolgens versturen we het document.

Van zodra de verzending in Wave de status ‘verzonden’ heeft, zal dit document terecht komen in de eBox van de onderneming waar we het document naar verzonden hebben.

Wanneer de werkgever zijn eBox opent, krijgt hij het volgende beeld:

We merken op dat in de titel van het bericht dat de dienst dat het document verzonden heeft is toegevoegd, net als de interne referentie.
In het voorbeeld:
• Dienst: RSZ- Directies controle
• RSZ referentie: TEST VERZENDING EBOX

Wanneer we de pdf in bericht openen, merken we op dat de pdf gehandtekend is. Bij de verzending van het document is er immers gekozen om te ondertekenen in eigen naam.